VHE es un programa que fue diseñado por el New York Botanical Garden para ser utilizado por científicos botánicos en colecciones en el campo. Además puede ser utilizado, libre de costo, por cualquier persona o institución. Este programa puede servir para sistematizar las colecciones en herbarios de tamaño pequeño a mediano o para comenzar este proceso de automatización de las colecciones en una institución mayor que no disponga de muchos recursos y que desee hacerlo sin invertir en un programa propio. El programa ha sido diseñado en el formato popular Microsoft Access XP y puede correr como una aplicación aparte en la computadora de mesa o portátil.

La información sobre las colecciones se ingresa en un banco de datos sencillo y se almacena en tablas que se relacionan entre sí. El programa consta de seis pantallas accesibles por tabulación señaladas en la parte alta del formulario. Las pantallas - Colección, Determinación, Localidad, Características, Hábitat y Objetos - organizan alrededor de 75 campos en un formato adecuado para el ingreso de los datos. El sistema está respaldado por extensos catálogos, los cuales son utilizados para el chequeo preciso de los nombres de las plantas, personas y publicaciones a medida que se ingresan en la base de datos. (Por ejemplo, el programa contiene una tabla de más de 71.000 registros de personas y otra de cerca de 12.000 registros de publicaciones). También proporciona un pequeño subgrupo de formatos para la generación de etiquetas de especímenes y listados de plantas. (Ver ejemplos de las pantallas del programa).

En el campo, VHE es una libreta de campo electrónica, capaz de registrar toda la información necesaria relacionada con la colección. Mediante VHE los usuarios pueden crear y mantener una base de datos en el sitio donde realicen la colección, en lugar de hacer anotaciones en la libreta de campo las cuales posteriormente son transferidas a una base de datos. (A la derecha se puede observar una versión tradicional de una libreta de campo no electrónica de alrededor del año 1920). Las fotos digitales o cualquier otro fichero electrónico, pueden también adjuntarse a cada registro, proporcionanado datos que de otro modo puedan haber sido inaccesibles o no ligados a la base de datos. La información de esta colección puede ser imprimida en etiquetas o ser utilizada para otros reportes.

La aplicación de VHE puede ser descargada del sitio de la Internet del Herbario Virtual del Jardín. Cada cierto tiempo éste será actualizado y serán añadidas nuevas aplicaciones. A pesar de que en la actualidad, los fondos son insuficientes para mantener activa la adaptación específica del Virtual Herbarium Express a las necesidades de cada cliente, los usuarios pueden hacer cualquier modificación que se ajuste a sus necesidades de investigación. Aceptamos sugerencias o contribuciones de formularios adicionales, reportes o estructuras de tablas alternativas para la biblioteca electrónica (en línea).

Almacenamiento de datos

Características de la base de datos

• Formularios de fácil ingreso de datos para el usuario.
• Catálogo de nombres taxonómicos
• Catálogo de localidades
• Catálogo de personas
• Catálogo de publicaciones
• Facilidad de imprimir etiquetas, listados e itinerarios de colecciones
• Recepción de datos
• Actualización del programa y de los catálogos, disponibles vía Internet

Preguntas mas frecuentes

• Cuáles son los requerimientos del programa para usar VHE?
  VHE solamente requiere del programa Microsoft Access XP (2002).

• Cómo es el programa?
  Para ver muestras de las diferentes pantallas, de clic aquí.

• Puedo modificar el programa?
  Los usuarios son libres de modificar la base de datos según lo deseen. No hay restricciones en el programa. Sin embargo, hay que tener presente que cualquier reporte o formulario presentado aquí con seguridad funcionará en aquellas versiones donde la estructura de las tablas no ha sido alterada. Esto es especialmente crítico si se desea tener los datos almacenados en el NYBG a través del VHE. Los formularios de acceso y reportes en el VHE pueden ser cambiados por el usuario sin afectar la capacidad de almacenamiento de la información. Es esta capacidad de almacenamiento la que permitirá a los usuarios hacer nuevos formularios y reportes (por ej. etiquetas) que puedan ser compartidas con otros usuarios.

• Puedo usar los catálogos del VHE (diccionarios de géneros, personas, publicaciones, etc.) en otros programas o bases de datos?
  Sí, puede usar estos datos para sus propias necesidades de investigación. Adicionalmente, si hay otros catálogos del herbario de NYBG que usted desee obtener, que no estén en el VHE, contáctenos y se los facilitaremos.

• Cómo puedo obtener una copia del VHE?
  VHE puede ser descargado de la Biblioteca (Library) o contáctenos y se lo enviaremos en un CD.

Comentarios del usuario

El NYBG está muy interesado en conocer las opiniones de los usuarios del VHE y de los usuarios potenciales. Si tiene preguntas, comentarios o sugerencias, diríjase al Herbarium del NYBG a través de vhnybg@nybg.org.

El desarrollo del programa VHE fue hecho realidad, en parte, por la fundación The John D. and Catherine T. MacArthur. El NYBG también reconoce la labor de sus empleados de Informática en el Departamento de Ciencias y del programador Brad Tulig, que con su ayuda contribuyó a la realización del VHE.